Når din virksomhed skal igennem en audit, kan det være nyttigt at vide, hvad du kan forvente af auditor. Auditorens rolle er ikke at pege fingre eller skabe unødig stress, men derimod at sikre, at virksomhedens processer lever op til de gældende standarder og krav. En god auditor vil ikke blot identificere afvigelser, men også hjælpe virksomheden med at forstå, hvor der er mulighed for forbedring.

I denne artikel får du et klart overblik over, hvordan en auditor arbejder, hvilke typer audits de udfører, og hvordan du bedst samarbejder med dem.

Har du brug for en grundlæggende introduktion til audits? Læs vores hovedartikel Hvad er en audit?.

Hvad er en auditors rolle?

En auditors primære opgave er at vurdere, om en virksomheds systemer, procedurer og dokumentation overholder relevante standarder, lovgivning og interne krav. Dette gøres gennem en struktureret proces, hvor auditor:

Gennemgår virksomhedens dokumentation, processer og arbejdsgange
Interviewer medarbejdere for at verificere praksis
Observerer arbejdsprocesser og kontrollerer, at de overholder gældende krav
Udarbejder en rapport med resultater, afvigelser og anbefalinger til forbedringer

Auditor er en neutral og objektiv part, der arbejder efter faste kriterier. Det betyder, at deres vurderinger er baseret på fakta og observationer – ikke personlige meninger.

Vil du vide mere om selve auditprocessen? Læs: Sådan foregår en audit.

Hvilke typer auditorer findes der?

Der findes flere typer af auditorer, afhængigt af hvilken type audit der udføres:

Intern auditor

En intern auditor er en person fra virksomheden selv, der har til opgave at sikre, at interne processer fungerer efter hensigten. Interne audits bruges ofte til at identificere forbedringsmuligheder, før en ekstern audit finder sted.

Ofte benyttes en ekstern ekspert til at gennemføre de interne audits for at sikre uvildigheden.

Læs: Hvordan forbereder du dig på en audit? for at sikre, at du er klar til både interne og eksterne audits.

Ekstern auditor

En ekstern auditor kommer udefra og vurderer virksomheden ud fra uafhængige kriterier. Dette kan være i forbindelse med ISO certificeringer (f.eks. ISO 9001) eller myndighedskrav.

Tredjepartsauditor

En tredjepartsauditor er en ekstern auditor, der er ansat af et certificeringsorgan eller en myndighed og har til opgave at sikre, at en virksomhed opfylder specifikke standarder, som f.eks. ISO-standarder, lovlovgivning eller finansielle regler.

Kundeauditor

Nogle gange vil en kunde eller samarbejdspartner sende en auditor for at vurdere, om virksomheden opfylder de krav, der er fastsat i en kontrakt eller kvalitetsstandard. Det kalder man en andenparts audit.

Hvordan arbejder en auditor?

Auditorer arbejder efter en struktureret metode, som typisk inkluderer følgende:

3.1 Planlægning af audit

Før auditten starter, vil auditor udarbejde en auditplan og aftale tidsplanen med virksomheden.

3.2 Gennemgang af dokumentation

Auditor vil typisk bede om at se dokumenter som:

Procedurer eller arbejdsbeskrivelser
Risikovurderinger
Afvigelsesregistreringer
Træningsdokumentation
Produktionsrapporter eller regnskaber

3.3 Interviews og observationer

En væsentlig del af auditten indebærer interviews med medarbejdere samt observationer af arbejdsprocesser.

Læs: Sådan forbereder du dine medarbejdere på en audit for at sikre, at dit team er klar.

3.4 Rapportering og konklusioner

Når auditten er afsluttet, vil auditor præsentere sine fund og give en vurdering af, om virksomheden opfylder kravene. Dette kan resultere i:

Ingen afvigelser (alt er i overensstemmelse)
Mindre væsentlige afvigelser (små fejl, der bør rettes)
Kritiske eller væsentlige afvigelser (betydelige fejl, der kræver øjeblikkelig handling)

Hvordan kan du samarbejde bedst muligt med din auditor?

For at få det bedste ud af auditten er det vigtigt at samarbejde med auditor på en åben og professionel måde. Her er nogle gode råd:

Vær forberedt

Sørg for at have al relevant dokumentation klar, og at medarbejderne ved, hvad der skal ske. Læs: Hvordan forbereder du dig på en audit? for en trin-for-trin guide.

Vær ærlig og åben

Hvis der er områder, hvor virksomheden har udfordringer, så vær ærlig om det. Auditor er der for at hjælpe med at identificere forbedringsområder.

Svar præcist på spørgsmål

Når auditor stiller spørgsmål, bør medarbejderne svare kort og præcist uden at overforklare. Hvis de ikke kender svaret, er det bedre at sige: “Det ved jeg ikke, men jeg kan finde svaret,” fremfor at gætte.

Tag imod feedback konstruktivt

Auditten er ikke en eksamen, men en mulighed for forbedring. Brug feedback aktivt til at optimere virksomhedens processer.

Hvad gør du efter auditten?

Efter auditten vil auditor udarbejde en rapport med fund og eventuelle anbefalinger. Det er vigtigt at:

Gennemgå rapporten grundigt og forstå de identificerede afvigelser eller forbedringspunkter.
Udarbejde en handlingsplan for at rette op på eventuelle afvigelser.
Implementere korrigerende handlinger inden for den aftalte tidsramme.
Lære af auditten og anvende erfaringerne til løbende forbedringer.

Læs: Fordelene ved at gennemføre en audit for at forstå, hvordan audits kan gavne din virksomhed på længere sigt.

Konklusion

En audit bør ikke ses som en belastning, men som en mulighed for at forbedre virksomhedens processer og overholdelse af standarder. Ved at forstå auditorens rolle, forberede dig grundigt og samarbejde positivt, kan du sikre en audit, der ikke kun opfylder kravene, men også skaber værdi for din virksomhed.

Har du brug for et overblik over audits generelt? Gå tilbage til hovedartiklen Hvad er en audit? eller dyk ned i relaterede emner:

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning? Kontakt os for professionel vejledning.

Hvad kan du forvente af din auditor?