Hvordan bliver man ISO certificeret?

Her er Feicons 10 bud, der er tommelfinger-regler når det gælder ISO-Certificering

1

Når du er begyndt at overveje en certificering, befinder du dig i en jungle af muligheder. Spørgsmålene er mange: Hvilken én skal vi vælge? Er det en overkommelig opgave? Kan vi overhovedet få tid til det store arbejde? Bliver det for tungt og uhåndterligt? Bliver den ubetalelig? Giver det overhovedet værdi?

2

Svarene er lige så mange. Første trin er at spørge sig selv, hvorfor overvejer vi overhovedet en certificering. Sædvanligvis skyldes det kundeforespørgsler, men det kan lige såvel være uhensigtsmæssige processer, hvor der er brug for en opstramning.

Læs mere
  • Hvis kunderne efterspørger certificeringer, kan det være en god start at undersøge hvilke standarder, der efterspørges. Ofte er det en kvalitetscertificering (ISO 9001), de kræver. Især hvis de er udenlandske eller store.Offentlige myndigheder kræver oftest en miljøcertificering (ISO 14001), fordi det er en del af den politiske dagsorden og dermed deres indkøbspolitik.En arbejdsmiljøcertificering (OHSAS 18001) kræves oftest af underleverandører med potentielle arbejdsmiljørisici. Endelig er der Informationssikkerhed (ISO 27001), der typisk kræves af IT leverandører, som behandler og opbevarer følsomme data.
  • Hvis behovet udspringer fra egen virksomhed, egne interessenter, er det typisk en kvalitetscertificering (ISO 9001), der er behov for. Årsagen er oftest uhensigtsmæssige arbejdsgange, for mange fejl, dårligt arbejdsmiljø pga. dårlig planlægning eller ineffektive processer og medfølgende dårlig indtjening. En arbejdsmiljøcertificering eller en miljøcertificering udspringer sjældent fra et decideret internt behov, fordi det er svært at se økonomien i det. Det kan dårligt være mere forkert, men altså virkelighedens verden.
3

Når det er nogenlunde afklaret, hvilken certificering, der ønskes, er det tid at undersøge markedet. For det meste kontaktes en konsulentvirksomhed med stor erfaring på området, så man kan få en begyndende dialog omkring processen. Konsulenten kan typisk afdække behov og ressourcer ret hurtigt i forløbet.

Læs mere
  • Nogen virksomheder har ikke behov for en konsulent til arbejdet, fordi der er interne ressourcer til opgaven. Andre har ikke ressourcerne, og må betale sig fra det. En konsulent er sædvanligvis et godt valg, hvis tiden er knap og viden om processen begrænset.

  • Under alle omstændigheder kan konsulenten sædvanligvis uden betaling rådgive om det efterfølgende forløb, interne ressourcer, konsulent ressourcer, anslået pris for implementeringen.

  • Vælges en konsulent, er tilliden den mest afgørende faktor. Men for at have tillid skal kompetencerne være i orden. Gå derfor fortrinsvis efter konsulenter, der samarbejder med akkrediterede virksomheder som underleverandør. Det er let at blive selvstændig konsulent, men meget svært at blive akkrediteret auditor.

  • Det vil ofte være en fordel, hvis den erfarne konsulent gennemgår de væsentligste arbejdsgange i forbindelse med en kvalitetscertificering (ISO 9001). Regn typisk med én hovedproces til en dag. Hvilke processer, der med fordel bør gennemgås, aftales inden aftalen underskrives.

  • Gå ikke efter den laveste pris. Resultatet afspejles tydeligt i prisniveauet.

  • Sørg for at have afklaret de væsentligste konfliktområder inden opstart; eksempelvis:

  • Timepris eller fast pris – fast pris er typisk billigst, men giver også risiko for et ringere resultat, da konsulenten bruges færrest muligt antal timer på opgaven. Timepris kan være risikabel, da det let bliver et ”tag selv bord”.

  • Aftal et anslået timetal og lav en fast plan inden opstart. Der skal dog være mulighed for udvidelse af opgaven. Regn typisk med 20 % mere tid end forventet.

  • Er der brug for et nyt system til håndtering af og styring af dokumenter, kan konsulenten rådgive om nogle muligheder. Dette bør drøftes rimelig hurtigt efter kontrakten er indgået med konsulenten.

4

Det er normalt ikke nødvendigt at tage kontakt til den akkrediterede virksomhed før nogle få måneder inden forventet certificeringsdato. Konsulenten har som akkrediteret auditor typisk et samarbejde med én enkelt akkrediteret virksomhed, der forestår selve certificeringen. Konsulenten kan ikke være både rådgiver og auditor.

5

Sørg for, at konsulenten holder den røde tråd i hele forløbet. Det koster lidt ekstra, men det er det værd. Konsulenten sikrer på denne måde, at alt går efter planen.

6

Typisk foretager konsulenten intern audit og ledelsens evaluering en måneds tid inden akkrediteret audit. Det kan være en fordel at have konsulenten med til denne audit, men føler I jer klædt godt på, behøver I ikke opretholde denne udgift.

7

Ved selve certificeringen må der forventes nogle få afvigelser. Er det en kompetent konsulent, I har valgt, bliver det ikke særlig kompliceret at lukke disse afvigelser, og I vil få certifikatet 2 – 3 uger efter I har lukket afvigelserne.

8

Den samlede certificerings tid varierer efter virksomhedens størrelse, kompleksitet og antal filialer. Arbejdet bør under ingen omstændigheder strække sig over mere end 10 måneder – fra lige efter jul/sommerferie til lige inden næste jul/sommerferie. De fleste mindre og mellemstore virksomheder må ikke bruge mere end 6 – 8 måneder. Ellers mistes interessen og engagementet.

9

Vær opmærksom på, at der ved enhver implementering er tale om en forandringsproces. Der skal være et behov – behovet skal implementeres – de nye krav skal fastholdes/fastfryses. Det kræver stor involvering fra topledelsens side, og alle medarbejdere bør involveres under vejs.

10

En certificering er forholdsvis let at opnå, men det er sværere at fastholde den, så den giver værdi. Uden ledelsens meget store involvering, og medarbejdernes inddragelse, risikerer de nyligt vundne territorier at smuldre mellem hænderne på jer. Vedligeholdelse og fortsat udvikling af et ledelsessystem kræver kontinuerlig indsats og ressourcer.

Se Katalog

Se vores kursus katalog for alle kurser vi tilbyder

Se Kalender

Se vores kursus kalender for tidsplan

Se Prisliste

Se vores prisliste for en oversigt over priser

"En certificering er forholdsvis let at opnå, men det er sværere at fastholde den, så den giver værdi"